Как у вас украдут ваши деньги?

Работа автоломбарда связана с большим денежным потоком, который проходит через компанию. Когда деньги безналичные, риск их потерять из-за мошенничества сотрудников не велик и руководитель может спасть спокойно - достаточно иметь доверенную бухгалтерию. Когда же компания работает с наличкой, то у линейных сотрудников во всей красоте просыпается соблазн направить ручеек от денежного потока в свой карман.

В данной статье рассмотрим основные риски мошенничества, которыми злоупотребляют сотрудники автоломбардов при работе с наличными деньгами.

Пени мимо кассы

Самая распространенная и самая простая схема отъема ваших честно заработанных денег. Базируется на том, что по каждому договору компания начисляет клиенту пени за просрочку. Суть схемы заключается в том, что менеджер может вступить с клиентом в сговор, и “простить” часть пени клиенту, а часть прощенной суммы положить себе в карман. Обратите внимание, что для реализации данного механизма можно и не вступать с клиентом в какие-либо отношения, а просто забрать себе часть или все начисленные пени.

Защитится от данный схемы очень просто, достаточно чтобы используемое программное обеспечение удовлетворяло следующим требованиям:

-автоматическое начисление пени в зависимости от дней просрочки.

-отображение в реестре операций всех скидок, которые дают менеджеры на начисленные пени с обязательным указанием причины, по которой была предоставлена скидка. Руководителю достаточно настроить отчет по предоставленным скидками и бегло просматривать его раз в неделю.

-полный или частичный запрет на проведение операций “задним” числом. Это позволит минимизировать риск уменьшения начисленных пени за счет уменьшения фактического кол-ва дней просрочки.

Обратите внимание, что только комплекс мер позволит защитить ваши деньги от посягательства менеджеров. Все три пункта важны и должны быть реализованы совместно. Если использовать только некоторые из описанных инструментов, то поступления от пени так или иначе будут утекать из вашего кармана.

Также совсем не лишним будет пробивать чеки в том числе и на пени, но предварительно обязательно проконсультируйтесь с вашим бухгалтером, ибо возможны различные ньюансы при белом учете в бухгалтерии.

Не закрытый договор

Схема работает очень просто и “элегантно”. Клиент приходит в компанию с целью погасить целиком всю задолженность и закрыть договор. Менеджер получает всю сумму от клиента (основную сумму займа, проценты и пени), готовит все необходимые первичные документы (акты, соглашения о расторжении и т.д.), отдает документы на машину и отпускает довольного клиента. В свою очередь сам менеджер в учетной программе проводит не закрытие договора, а только его продление или только внесение процентов (что по сумме конечно в разы меньше основной суммы погашаемой задолженности). Разница при этом кладется в карман. Очевидно что схема будет вскрыта в течение 1-2 месяцев, когда что-нибудь точно всплывет, но расчет тут сделан на относительно короткий срок (2-3 недели), за которые можно провернуть несколько подобных сделок и уйти в закат с достаточно внушительной суммой.

Предыдущая схема с пени неприятная, но в целом не приведет к финансовому краху компании, так как связана с относительно небольшими суммами. В свою очередь схема “не закрытый договор” может очень сильно подкосить финансовые результаты компании и даже привести ее к закрытию.

В первую очередь схема распространена в небольших офисах, где менеджеры предоставлены сами себе. В больших офисах с несколькими сотрудниками провернуть такую историю либо невозможно, либо она очень быстро будет раскрыта.

Защитится от подобного способа мошенничества сложно, так как схема очень криминализирована и на нее идут люди “с опытом”, и зачастую с определенной долей подготовки (могут проработать несколько месяцев без замечаний, а потом начнется беспредел).

Мы выработали следующие рекомендации, следуя которым можно в значительной степени уменьшить риски. Важно понять, что программное обеспечение не поможет вам нивелировать данную проблему, поэтому все принимаемые меры должны носить сугубо административный характер.

1. Тщательно проверяйте персонал, работающий в отдаленных офисах с наличкой. Проверка уголовного прошлого и круга общения конечно не защитит на 100%, но поможет отсеять очевидные угрозы. Стоит отметить, что часто подобной схемой пользуется криминалитет, и подбирает людей не связанных напрямую с уголовкой для непосредственной реализации, поэтому внимательно читаем дальше.

2. Разделение документов (и ключей в том числе) и денег. ПТС и прочие оригиналы документов необходимо хранить в месте, к которому НЕ имеет прямого доступа менеджер, работающий с деньгами. Сговор двух людей одновременно конечно тоже возможен, но вероятность этого значительно снижается. Важно понимать, что если у вас договора под ПТС (т.е. авто НЕ хранится на стоянке), то в случае электронного ПТС данный инструмент контроля НЕ сработает и схему можно будет реализовать.

3. Использование терминалов оплаты. Подобный терминал стоит немалых денег, но дает очень хорошую гарантию, что деньги будут целы. Конечно необходимо повесить обязательные плакаты для клиентов, что оплаты осуществляются ТОЛЬКО через терминалы и менеджерам деньги давать в руки нельзя. И конечно программное обеспечение, должно в обязательном порядке поддерживать работу с терминалами, чтобы оплата производилась только в соответствии с созданными начислениями.

Мы очень надеемся, что материал был вам полезен и на старте вашей компании помог сделать бизнес более безопасным.